ครั้งที่ 6
วันที่ 8 กุมภาพันธ์ 2564
ความรู้ที่ได้รับ
วันนี้อาจารย์ได้สอนเกี่ยวกับเทคนิคการจัดสัมมนาที่มีคุณภาพ ดังนี้
1. กำหนดจุดประสงค์งานและวางแผนชัดเจน
ก่อนที่จะเริ่มดำเนินการทุกๆ ขั้นตอน ผู้จัดจำเป็นที่จะต้องกำหนดจุดประสงค์งานก่อนเป็นอย่างแรก การที่รู้ว่าตัวเองจะต้องทำอะไร ต้องการจะสื่ออะไร จะทำให้ข้อมูลที่ออกมา เป็นรูปเป็นร่างยิ่งขึ้น นอกจากตัวผู้จัดเองจะรู้แล้วว่าสิ่งที่กำลังทำคืออะไร การกำหนดจุดประสงค์อย่างชัดเจนก็จะทำให้มีการวางแผนงานที่ชัดเจนมากยิ่งขึ้น ผู้เข้าสัมมนาก็จะได้รับข้อมูลที่ถูกต้อง เป็นการตัดไฟแต่ต้นลม หากผู้จัดมีข้อมูลในส่วนนี้ เตรียมพร้อมไว้ ไม่ว่าคำถามไหนๆที่จะเข้ามาก็จะสามารถตอบได้อย่างแน่นอน เป็นผลดีกับทั้งสองฝ่ายอย่างเป็นได้ชัด
2. ศึกษากลุ่มเป้าหมายอย่างละเอียด
เมื่อกำหนดและวางแผนเรียบร้อยแล้ว ก็จะต้องมาศึกบากลุ่มเป้าหมายที่เลือกไว้ อย่างละเอียดอีกรอบ ต้องวางแผนการประชาสัมพันธ์ให้ตรงกับกลุ่มเป้าหมายที่สุด หากไม่ทำขั้นตอนนี้ ประชุมสัมมนาที่จะจัดก็อาจจะไม่มีคนเข้ามาร่วมฟังได้ ในขั้นตอนนี้อาจรวมไปถึงการออกแบบและการใช้ภาษาในการประชาสัมพันธ์อีกด้วย ความเป็นมืออาชีพอีกอย่างหนึ่งที่ขาดไม่ได้คือ ควรที่จะมีการประชาสัมพันธ์ออกไปทั้งภาษาไทยและภาษาอังกฤษนั่นเอง รวมถึงไปสเตอร์หรืออาร์ดเวิร์กต่างๆ ของงาน ก็ควรที่จะมีการออกแบบที่ดี ดูเป็นมืออาชีพ เพราะนี่เป็นการสร้างความน่าเชื่อถือในการเชิญชวนให้มาร่วมสัมมนาอย่างหนึ่งก็ว่าได้
3. เลือกสถานที่ที่เหมาะสม
การเลือกสถานที่ให้เหมาะสมกับประเภทการจัดงานสัมมนาก็เป็นสิ่งสำคัญเช่นกัน รายละเอียดต่างๆ ไม่ว่าจะเป็นรูปแบบการจัดวางโต๊ะ การจัดวางเก้าอี้ ขนาดของห้องหรือสิ่งอำนวยความสะควกต่างๆ ทุกอย่างควรคำนึงถึงจำนวนผู้เข้าร่วมงานและประเภทของผู้เข้าร่วมสัมมนาเป็นต้น รวมถึงต้องคำนึงถึงการเดินทางอีกด้วยว่า สถานที่ที่เลือกนั้นเหมาะสมหรือเปล่า มีที่จอดรถหรือไม่ หรือว่าควรจะจัดสถานที่ที่ใกล้รถไฟฟ้าสำหรับหัวข้อนี้ก็เป็นการบ้านอีกอย่างที่จำเป็นต้องทำ
4. มองหาวิทยากรที่เหมาะสมกับหัวข้อที่กับตั้งขึ้น เพื่อดึงดูความสนใจของผู้ต้องการร่วมสัมมนา ควรเลือกวิทยาที่มีความน่าเชื่อ
5. ละเอียด รอบคอบ พร้อมรับมือกับสถานการณ์ที่คาดไม่ถึง
ดูเหมือนจะเป็นพื้นฐานของผู้จัดอยู่แล้วในข้อนี้ แต่รู้หรือไม่ว่ามีผู้จัดหลายๆ คนคิดเหมือนกันที่ขาดตรงนี้ไป และทำให้งานมีประสิทธิภาพและความเป็นมืออาชีพน้อยลง เมื่อเริ่มการสัมมนาแล้ว สถานการณ์ที่คาดไม่ถึงทั้งหลายอาจจะเกิดขึ้นได้ อย่างเช่นการ ขัดข้องของอุปกรณ์หรือนักสัมมนาก่อความวุ่นวาย ทุกอย่างล้วนเกิดขึ้นได้ ทางผู้จัดเอง ก็ควรที่จะมีความละเอียด รอบคอบและมีแผนสำรองสำหรับเหคุการณ์เหล่านี้ด้วย
6. มีการสรุปใจความของการประชุมสัมมนา
ผู้เข้าร่วมสัมมนาหลายๆ ท่านอาจจะเกิดความสับสนได้ว่า สุดท้ายแล้วเรามาทำ
อะไรที่การประชุมสัมมนานี้กันแน่ พราะฉะนั้นในท่อนสุดท้ายก่อนการปิดงาน การสรุป
ใจความสำคัญของการประชุมสัมมนาที่เกิดขึ้นจึงสำคัญอย่างมากเลยทีเดียว เพียงการสรุป
ไม่กี่คำ แค่ถ้ำหากการสรุปนั้นจับใจความและประเด็นสำตัญออกมาได้ รับรองเลยว่า
ผู้ข้าร่วมสัมมนาจะต้องแฮปปี๊กับงัอมูลที่ได้ พร้อมทั้งสามารถนำข้อมูลที่ไห้รับตลอดการ
ประชุมนั้นๆ ไปต่อยอดจนเกิดประ ไยชน์ได้อย่างแน่นอน
6. มีการสรุปใจความของการประชุมสัมมนา
ผู้เข้าร่วมสัมมนาหลายๆ ท่านอาจจะเกิดความสับสนได้ว่า สุดท้ายแล้วเรามาทำอะไรที่การประชุมสัมมนานี้กันแน่ เพราะฉะนั้นในท่อนสุดท้ายก่อนการปิดงาน การสรุปใจความสำคัญของการประชุมสัมมนาที่เกิดขึ้นจึงสำคัญอย่างมากเลยทีเดียว เพียงการสรุปไม่กี่คำ แต่ถ้าหากการสรุปนั้นจับใจความและประเด็นสำคัญออกมาได้ รับรองเลยว่าผู้เข้าร่วมสัมมนาจะต้องแฮปปี้กับข้อมูลที่ได้ พร้อมทั้งสามารถนำข้อมูลที่ได้รับตลอดการประชุมนั้นๆ ไปต่อยอดจนเกิดประโยชน์ได้อย่างแน่นอน
7. เก็บรวบรวมข้อเสนอแนะ เพื่อนำมาพัฒนาและปรับปรุง
เมื่อจบงาน ก็ถึงเวลาที่ผู้จัดจะต้องนำข้อเสนอแนะต่างๆ มาประมวลผลกันบ้างนั่นเอง ไม่ว่าจะเป็นข้อมูลในส่วนของรายรับ รายจ่าย สถิติ การวางแผนงาน จำนวนผู้เข้าร่วมงานรวมถึงแบบสอบถามที่ทำขึ้น ข้อมูลทุกส่วนล้วนแต่มีประโยชน์ต่อผู้จัดทั้งสิ้น ไม่ควรปล่อยทิ้งไปแม้แต่นิดเดียว และแน่นอนว่าข้อมูลพวกนี้ ถูกรวบรวมและเก็บไว้ เพื่อที่ผู้จัดจะได้นำมาพัฒนาและปรับปรุงในส่วนต่างๆ ต่อไป เพียงเทคนิด 7 ข้อที่ด้เปิดผยไป หากเพื่อนๆ ผู้ขัดทำได้ตามนี้ทั้งหมด รับประกันเลยว่างานสัมมนาครั้งหน้าที่จะเกิดขึ้นจะต้องออกมาแบนมืออาชีพและประสบความสำเร็จอย่างแน่นอน ว่าแล้วก็เริ่มตรวจสอบกันเลยดีกว่าว่าประชุมสัมมนาของเพื่อนๆ ที่กำลังจะเกิดขึ้นนั้นขาดขั้นตอนไหนไปบ้างหรือไม่
🥝เทคนิคการจัดการสัมมนา 7 หัวข้อ
1. กำหนดจุดประสงค์งานและวางแผนชัดเจน
2.ศึกษากลุ่มเป้าหมายอย่างละเอียด
3.เลือกสถานที่ที่เหมาะสม
4.มองหาวิทยากรที่เหมาะสมกับหัวข้อที่จัดตั้งขึ้น
5. ละเอียด รอบคอบ พร้อมรับมือกับสถานการณ์ที่คาดไม่ถึง
6. มีการสรุปใจความของการประชุมสัมมนา
7. เก็บรวบรวมข้อเสนอแนะเพื่อนำมาพัฒนาและปรับปรุงสามารถนำความรู้ได้ไปปรับใช้ในการจักสัมมนาได้ในอนาคต
ภาพบรรยากาศ
